home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ 2,000 Greater & Lesser Mysteries / 2,000 Greater and Lesser Mysteries.iso / govern / fbi / mys00761.txt < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1994-06-10  |  7.0 KB  |  132 lines
  1. June 1990                                 
  2.                                                                   
  3.                 RECORDS MANAGEMENT IN THE 1990s               
  4.  
  5.                                By
  6.  
  7.                       Daniel L. Arkenau                              
  8.              Lieutenant, Commander of the Records Unit 
  9.                  Cincinnati, Ohio, Police Division
  10.            
  11.                                                                   
  12.      By 1988, the backlog of police records processing at the 
  13. Cincinnati, Ohio, Police Division reached the critical stage.  As 
  14. in many police departments, the Records Unit used logbooks and 3 
  15. x 5 index cards to track accident reports.  This process was slow 
  16. and extremely labor intensive.  With hundreds of new reports and 
  17. retrieval requests coming in each day, the future of record 
  18. keeping looked even bleaker.  In fact, it often took 6 weeks or 
  19. more to fill requests for copies of reports.  At the same time, 
  20. the personnel complement in the unit continued to decrease.       
  21.  
  22.      To make the situation worse, the Records Unit was coming 
  23. under increasing pressure from insurance companies, city council 
  24. members, and from private citizens to provide this information on 
  25. a timely basis.  At one point, a member of the local claims 
  26. association even came to the office and demanded better service.  
  27.  
  28.      Faced with this crisis, the division began to examine 
  29. alternative methods of managing files.  Record-keeping personnel 
  30. considered several microfilm-based, computer-assisted retrieval 
  31. systems before selecting the optical disk image retrieval system. 
  32. This system proved to be the solution to a critical problem.      
  33.   
  34.    The division started using the optical disk system in March 
  35. 1989.  With this system, police officers now can call the 
  36. accident telephone line at the Records Unit and give the data 
  37. entry operator the accident date, report number, names of 
  38. drivers, locations, district of occurrence, and any injuries or 
  39. fatalities.  The data entry operator then enters this information 
  40. into the optic system.  This information provides a ready index 
  41. of all basic information concerning the auto accident and can be 
  42. retrieved, if needed, to provide a daily count of traffic 
  43. problems in the city.                                             
  44.  
  45.      When the original report arrives at the Records Unit, the 
  46. data entry operator enters the report number from the original 
  47. report.  The automated, indexed information is then recalled from 
  48. data memory and checked for proper spelling and street locations. 
  49. The operator places the original report on the optic scanner 
  50. which photographs the report.  This image is transmitted to the 
  51. optical disk for permanent storage.  The entire process takes 
  52. approximately 30 seconds.  The original report can then be 
  53. destroyed because the optic image can be used legally as the 
  54. original.                                                
  55.  
  56. ADVANTAGES OF THE OPTICAL DISK IMAGE SYSTEM                       
  57.  
  58.      An optical disk image system offers several advantages in 
  59. certain applications over other systems.  With an optical image 
  60. system, a laser beam is used to store electronic images on a 
  61. specially treated metallic disk.  Another laser then ``reads'' 
  62. these bits of stored information and converts them into 
  63. electronic impulses that can be interpreted by a computer. 
  64. Because lasers are extremely precise, far more data can be stored 
  65. on an optical disk than on a floppy disk or on a roll of 
  66. microfilm.  One 12-inch optical disk, for example, holds 2.4 
  67. gigabytes (2.4 million bytes) of information.                     
  68.  
  69.      An optical disk image system also offers instant recovery of 
  70. all images on file and reduced storage space.  And, it provides 
  71. greater document security than microfilm because no film is sent 
  72. to the lab for processing.                                    
  73.  
  74. BENEFITS                                                          
  75.  
  76.      According to the Technical Services Bureau Commander, ``The 
  77. optical system's on-line retrieval capability has transformed the 
  78. Records Unit into an efficient operation that truly serves the 
  79. public.''  Today, all the information that insurance companies 
  80. need to start processing a claim can be taken over the phone. 
  81. When the original claim information arrives, it is scanned onto 
  82. the optical disk.  The image of the report can then be called up 
  83. and printed in seconds.                                           
  84.  
  85.      By using one or more of the 11 possible program descriptors, 
  86. such as the driver's name and license number, the passenger's 
  87. name, the time and location of the accident or the officer's 
  88. badge number, any report or series of reports can be located and 
  89. displayed in seconds.  Each descriptor can also be modified to 
  90. fit a particular application.  For example, a range search 
  91. function allows the operator to search reports on all accidents 
  92. occurring within a specified range of dates, times, locations or 
  93. other parameters.                                                 
  94.  
  95.     These broad search capabilities have made it possible for 
  96. one person to accomplish, in a matter of minutes, retrievals that 
  97. previously took three people hours to perform.  The multiple 
  98. search descriptors have also given the Records Unit greater 
  99. flexibility and have made it easier to accommodate extraordinary 
  100. cases, such as accidents involving utility poles or those 
  101. involving numerous passengers.                                    
  102.  
  103.      In addition, the system has had a phenomenal impact on 
  104. productivity.  After installing the optical system, the Records 
  105. Unit was able to eliminate a backlog of 6,000 reports in 
  106. approximately 4 weeks while keeping up with incoming reports and 
  107. new requests.  This would have been impossible with the old 
  108. system.  As a result, the number of complaints regarding 
  109. turn-around time have decreased to zero.                          
  110.  
  111.      Integrating the system into the Records Unit's organization 
  112. was relatively painless.  It did not affect operations in any 
  113. way.  In fact, most of the police officers in the field were 
  114. unaware that a new system was even installed.  The system was 
  115. effective almost immediately, and training personnel was 
  116. accomplished with relative ease.                          
  117.  
  118. CONCLUSION                                                        
  119.  
  120.      The improvements in the Records Unit have been felt 
  121. throughout the police division.  According to the Technical 
  122. Services Bureau Commander, ``It's made officers in the field 
  123. happy because they can come to the Records Unit and pick up a 
  124. report immediately instead of having to wait around for an hour 
  125. while the clerks try to find it.''                                
  126.  
  127.      Today, it is difficult, if not impossible, to find anyone 
  128. who is not impressed with the way the Records Unit is now serving 
  129. the department and the community.  Because of this new optical 
  130. disk image retrieval system, efficiency now characterizes the 
  131. Records Unit. 
  132.